Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten – praktische Tipps und Infos
Die Einführung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) wirft noch immer viele Fragen in Unternehmen auf. Um allen gesetzlichen Vorgaben in den Bereichen Datenschutz und Datensicherheit zu genügen, sind vielfältige Aufgaben adäquat auszuführen. Hierzu gehört auch, ein Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten zu führen. Unser Artikel erklärt Ihnen, was eine Verarbeitungstätigkeit nach DSGVO ist und wie Ihnen neoQM hilft, diese Aufgabe schnell und verlässlich zu erledigen.
Was ist mit Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten gemeint?
Mit dem Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten, kurz VTT, leistet jedes Unternehmen einen Nachweis über die konkreten Maßnahmen und Prozesse der Verarbeitung. Das Verzeichnis selbst beinhaltet somit keine sensiblen Personendaten, sondern fasst alle Maßnahmen und Prozesse zusammen, die das Unternehmen bzw. sein/e Datenschutzbeauftragte/r für die sichere und rechtmäßige Verarbeitung dieser Daten durchführt.
Wie hängen Verarbeitungstätigkeit und DSGVO zusammen?
Die Führung des Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten ist nicht erst mit der Einführung der DSGVO relevant geworden. Viele Firmen haben schon im Vorfeld ein Verfahrensverzeichnis nach dem alten Bundesdatenschutzgesetz geführt bzw. führen müssen. Sofern dies nach den EU-weiten Vorgaben der DSGVO erfolgt, liegt kein Handlungsbedarf vor. Bei den meisten Firmen ist jedoch eine Anpassung nötig, im Extremfall wurden bis heute sämtliche Pflichten und Vorgaben gemäß der DSGVO ignoriert.
Gibt es eine Pflicht, ein solches Verzeichnis zu erstellen?
Jede Verarbeitungstätigkeit ist nach DSGVO systematisch von allen Unternehmen mit einer Mitarbeiterzahl von 250 oder mehr zu erfassen. Kleinere Firmen sind jedoch nicht zwingend von der Pflicht ausgenommen, ein VTT zu führen. Hier entscheiden Art und Umfang der personenbezogenen Daten, die von kleineren Unternehmen erfasst und verarbeitet werden. Liegt ein besonders sensibler oder schützenswerter Charakter der Daten vor, ist die Pflicht einer Verzeichnisführung weiterhin gegeben.
Typische Situationen, in denen kleinere Unternehmen ein VTT führen müssen, sind:
- Verarbeitung von gesundheitsbezogenen Daten (auch von Beschäftigten)
- Verarbeitung von Daten im strafrechtlichen Bereich
- Daten im Bereich Scoring oder Personenüberwachung
Auch die Häufigkeit kann entscheiden. Bei einer gelegentlichen Erfassung der Daten durch kleinere Unternehmen dürfte keine Pflicht gelten. Findet eine regelmäßige Erfassung und Verarbeitung statt, wird ein VTT zu führen sein. Bei Unsicherheiten sollten betroffene Unternehmen eine Rechtsberatung einholen, um die individuelle Pflicht zum Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten abzuklären.
Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten fehlt – was nun?
Die schnelle Einführung eines entsprechenden Verzeichnisses ist Firmen dringend anzuraten. Gleiches gilt, falls sich Art und Umfang der Datenerfassung und -verarbeitung noch an den Vorgaben des alten Bundesdatenschutzgesetzes orientieren. Dabei ist die Erstellung und Pflege des VTT dank digitaler Lösungen einfacher denn je und mit einem Bruchteil an Bürokratie früherer Jahre verbunden.
Digitale Führung als zeitgemäße, effiziente Lösung
Mit der fortschreitenden Digitalisierung verändern sich nicht nur die spezifischen Anforderungen, wie Sie die Vorgaben der DSGVO in Ihrem Unternehmen umzusetzen haben. Genauso lässt sich die Verarbeitung selbst digital über ein sicheres Managementsystem durchführen. Mit diesem Ansatz wird die oft als so mühsam empfundene Pflicht, den Vorgaben der DSGVO nachzukommen, auf ein Minimum in Aufwand und Zeit reduziert.
Wir von neoQM setzen mit unserer webbasierten Lösung primär im Bereich Qualitätsmanagement an. Die Einhaltung aller relevanten Vorgaben im Datenschutz im Sinne der DSGVO gehört hierzu. Durch den flexibel an Ihre Bedürfnisse anpassbaren Charakter können auch Sie das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten zentral über unsere Lösung führen und Ihren bürokratischen Aufwand erheblich reduzieren.
Wie Ihnen neoQM beim Führen des Verzeichnisses weiterhilft
Unser Ziel war stets, ein einheitliches und einfach zu bedienendes Managementsystem zu schaffen, das Unternehmen aller Branchen im Bereich der Verwaltung entlastet. Neben klassisch notwendigen Aufgaben der Buchhaltung ist die Erfüllung der Vorgaben der DSGVO vor einigen Jahren hinzugekommen und raubt sicherlich auch Ihrem Betrieb unerwünschte Arbeitszeit.
Mit der Nutzung von neoQM als Qualitätsmanagementsystem haben Sie die Möglichkeit, viele weitere Pflichten und Aufgaben über eine zentrale Plattform abzuwickeln. Ersparen Sie sich das mühsame Führen schriftlicher Listen oder die Erstellung separater Dateien, die mit der Zeit in Vergessenheit geraten. Mit neoQM setzen Sie Ihr Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten einfach, sicher und verlässlich um. Gleiches gilt für weitere formale Aufgaben, von der Erfassung betrieblich relevanter Termine bis zum Management Ihrer Anforderungen.
Vorteile unserer Lösung für Datenschutz und QM
- Verwalten Sie neoQM einfach über Ihren Browser ohne zusätzliche Anwendungen.
- Haben Sie die Sicherheit, dass gesetzliche Anpassungen bei uns einfließen.
- Nutzen Sie eine einfache Einarbeitung ins System mit intuitivem Ansatz.
- Kommen Sie bei allen Fragen auf unseren starken Service zurück.
- Steigern Sie Ihre betriebliche Effizienz nicht nur im Bereich Datenschutz.