Systematisch arbeiten

Systematisches Arbeiten im Sinne des Qualitätsmanagements bedeutet, Aufgaben und Prozesse aller Art logisch und methodisch anzugehen. Es bestehen klare Zielsetzungen und Pläne, wie sich diese Ziele am besten erreichen lassen. Die Pläne sind konsequent und verlässlich von einzelnen Mitarbeitern umzusetzen. Hierbei kann die praktische Erfahrung des Arbeitsalltags aufzeigen, wo es einen Verbesserungsbedarf gibt. Und auch Marktfaktoren wie die Arbeitsabläufe von Wettbewerbern und neue Vorlieben von Kunden spielen ein.

Systemisches Arbeiten blickt somit über den Tellerrand einzelner Arbeitsplätze oder Abteilungen hinaus. Das Unternehmen selbst wird als System verstanden, das eine eigene Struktur mit individuellen Besonderheiten aufweist. Systematisches Arbeiten sollte deshalb auch diesem System gerecht werden und sicherstellen, dass sich die entwickelte Methodik einer Abteilung harmonisch in ein Gesamtbild einfügt.

Bedenken Sie immer: Auch wenn Qualitätsmanagement am einzelnen Arbeitsplatz und bei kleinen Aufgaben ansetzt – am Ende des Tages muss sich Ihr gesamtes Unternehmen Vorgaben und Normen wie DIN EN ISO 9001 erfüllen. Lernen Sie deshalb, gleichermaßen systematisch und systemisch zu denken.

Je nach Branche sind Sie zur Einführung eines QMS verpflichtet, auch ohne diese Pflicht ist der Ansatz für systematische Qualität im Unternehmen ratsam. Bereits die Definition von Qualitätsmanagement in Firmen gibt vor, dass Sie Maßnahmen für eine bessere Arbeits-, Produkt- und Servicequalität einführen sollten. Ohne diese Maßnahmen konkret zu benennen, dürfte Ihnen bewusst sein: Den Service am Kunden oder einzelne Arbeitsschritte mit System auszuführen, sorgt für höhere Effektivität und Effizienz als eine „zufällige“ Herangehensweise.

Wenn Sie anfangen, ein QMS in Ihrem Unternehmen einzuführen, wird die Analyse und Optimierung aller Arbeitsschritte und -prozesse eine wichtige Rolle spielen. Orientiert an Ihren Zielen lassen sich hiernach Maßnahmen und Strategien entwickeln, wie alle Aufgaben besser, nachhaltiger oder effizienter durchzuführen sind.

Auch wenn der Arbeitsalltag mit seiner Dynamik und unerwarteten Ereignissen selten eine „optimale Arbeitsumgebung“ darstellt – auf dem Papier können Sie festhalten, wie das Ideal für höchste Arbeits- und Servicequalität aussieht. Und dieses für ein starkes Qualitätsmanagement zu erreichen, gelingt alleine „mit System“.

1. Analysieren und dokumentieren Sie detailliert, woraus der Arbeitsschritt besteht. Teilen Sie diesen nach Möglichkeit in die kleinsten Arbeitsschritte auf, die sich als einzelne Prozesse erfassen lassen.

2. Führen Sie eine Auswertung der einzelnen Prozesse durch und decken Sie mögliche Schwachstellen auf.

Ein Beispiel: Muss ein Angestellter beispielsweise während des gesamten Arbeitsschrittes seinen Arbeitsplatz mehrfach verlassen, um Werkteile zu holen oder mit einem Kollegen zu kommunizieren? Wäre es effizienter, dies in ein einmaliges Verlassen des Arbeitsplatzes zu ändern? Ist dies technisch und von den weiteren Arbeitsabläufen her möglich?

Oder: Kann ein Mitarbeiter im Service auf alle relevanten Kundendaten bei einer Rückfrage zurückgreifen? Werden Stammdaten und Bestellungen über zwei verschiedene Software-Tools abgewickelt, wobei die Umstellung auf ein einzelnes Tool allen Seiten Zeit und Nerven spart?

Hier kommt es sehr auf die individuellen Gegebenheiten Ihres Unternehmens mit den jeweiligen Arbeitsschritten an. Umso wichtiger ist es, detailliert und gewissenhaft vorzugehen und systematisches Handeln an jedem einzelnen Arbeitsplatz zu erkennen und zu verstehen.

3. Entwickeln Sie nach Analyse der Prozesse klare Pläne und Strukturen, wie optimale Arbeitsabläufe im Sinne der Arbeits- und Servicequalität aussehen könnten. Stellen Sie sicher, dass die von Ihnen entwickelten Pläne so realistisch umsetzbar sind. Hier ist es wichtig, nicht nur isoliert auf den einzelnen Arbeitsplatz zu schauen, sondern die Abhängigkeiten von anderen Arbeitsplätzen und Abteilungen zu erkennen.

4. Dokumentieren Sie Ihre Erkenntnisse in Form klarer Arbeitsabläufe und -anweisungen. Diese können Sie Ihren Mitarbeitern als Anleitung zur Verfügung stellen, wie zukünftig bestimmte Arbeitsabläufe zu gestalten sind. So systematisch zu arbeiten, wird eingefahrene Abläufe Ihrer Mitarbeiter ersetzen. Dies sollte nicht als Kritik an der bisherigen Arbeitsweise vermittelt werden. Machen Sie stattdessen deutlich, dass der Mitarbeiter so seinen Beitrag für Ihr Qualitätsmanagement leistet.

Natürlich ist es Ihnen möglich, ohne Gedanken an ein Qualitätsmanagement Arbeitsschritte zu analysieren und zu verbessern. Mit dem Einsatz einer webbasierten Anwendung wie neoQM genießen Sie bei der Durchführung allerdings eine Reihe von Vorteilen:

• Sie entscheiden sich für eine systematische Erfassung und Auswertung aller Arbeitsschritte im Sinne des Qualitätsmanagements.
• Sie vertrauen auf eine zentrale Anwendung, in der Sie sämtliche Daten und Informationen rund um Prozesse und Arbeitsschritte festhalten können.
• Mit dem System selbst reduzieren Sie die Bürokratie in Ihrer Verwaltung erheblich und setzen so neue Potenziale in Ihrem Betrieb frei.
• Termine, beispielsweise für Schulungen Ihrer Mitarbeiter oder Auswertungen von Arbeitsprozessen, haben Sie jederzeit im Blick.
• Müssen Sie sich im Qualitätsmanagement an neuen gesetzlichen Vorgaben orientieren, können Sie diese sofort überblicken und in die Arbeitsplanung einfließen lassen.

Systematisch zu arbeiten, setzt neue Potenziale frei, bringt Struktur in jede Arbeitsumgebung und stellt langfristig eine Entlastung Ihrer Mitarbeiter dar. Mit neoQM als QM-Software gehen Sie auch die Arbeitsanalyse und Umstellung Ihrer Arbeitsprozesse systematisch an.