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Mitarbeitergespräche dokumentieren

Mitarbeitergespräche dokumentieren

Regelmäßige Mitarbeitergespräche richtig dokumentieren – so geht’s!

Mitarbeitergespräche sind ein wichtiger Bestandteil des Qualitätsmanagements von Firmen aller Branchen. Durch das Gespräch soll die Zusammenarbeit von Arbeitgeber und Personal gefördert werden, speziell im Hinblick auf die Qualität der Arbeit und des Services gegenüber Kunden und Partnern. Eine nachhaltige Planung ist dabei ausschließlich möglich, wenn Sie die Mitarbeitergespräche dokumentieren und ihre Inhalte jederzeit wieder aufrufen können. Unser Artikel zeigt, wie Sie Gespräche im Sinne des Qualitätsmanagements richtig planen und durch eine kluge Dokumentation optimal nutzen.

Weshalb überhaupt regelmäßige Mitarbeitergespräche führen?

Zum systematischen Qualitätsmanagement sind Firmen entweder gesetzlich verpflichtet oder zumindest angehalten, um den bestmöglichen Service am Kunden sicherzustellen. Auch wenn die Geschäftsführung in der Verantwortung ist, kommt es bei der Umsetzung aller QM-Maßnahmen auf den einzelnen Mitarbeiter an. Eine offene Kommunikation miteinander ist der Schlüssel, um Motivation, Umsetzung und mögliche Probleme aufzudecken.

Regelmäßige Mitarbeitergespräche dienen nicht alleine dem Feedback beider Seiten. Zwar lädt das Gespräch dazu ein, Lob und Kritik für die Umsetzung zu äußern oder sich eine praxisnahe Meinung aus dem Arbeitsalltag einzuholen. Die inhaltliche Gestaltung kann jedoch viele weitere Aspekte umfassen:

  • Welche Ziele hat der Mitarbeiter innerhalb der Firma und wie lassen sich diese Zielsetzungen mit der gewünschten Qualität in Einklang bringen?
  • Gibt es Angebote im Bereich Fort- und Weiterbildung, mit denen über einen externen Träger neues Fachwissen und mehr Qualität ins Unternehmen geholt werden kann? Welche Mitarbeiter sind mehr oder weniger an einer Teilnahme an solchen Fortbildungen interessiert?
  • Wie lässt sich konkret neue Motivation schaffen, damit der Mitarbeiter bereit ist, die Qualität im Unternehmen zu erhalten oder zu steigern? Welche persönlichen Anreize gibt es, damit das Qualitätsmanagement nicht im Stress des Arbeitsalltags untergeht?
  • Probleme und Hürden bei der Umsetzung der gesetzten Qualitätsziele haben immer Ihre Gründe. Welche sind dies im Fall eines konkreten Mitarbeiters und wie lassen sich Lösungen finden, um diese Hürden zu überwinden?
Die Dokumentation ist beim Mitarbeitergespräch unerlässlich

Dokumentation beim Mitarbeitergespräch unerlässlich

Das Gespräch mit einzelnen Mitarbeitern sollte nicht als lästige Pflicht verstanden werden. In jedem Gespräch steckt das Potenzial, das wirtschaftliche Handeln des eigenen Unternehmens zu verbessern. Vorausgesetzt, der Austausch findet in einem offenen und ehrlichen Umfeld statt. Kritik an bisherigen Strukturen und Prozessen muss erlaubt sein, nur so kann ein Umdenken und eine Verbesserung der Qualität eintreten.

Fatal wäre es, wertvolle Impulse und konstruktive Kritik aufgrund einer fehlenden Dokumentation verhallen zu lassen. Der Arbeitgeber sollte deshalb sicherstellen, alle Mitarbeitergespräche zu dokumentieren, um später jederzeit wieder auf die Inhalte zurückgreifen zu können.

Gerade wenn mehrere Gespräche in kurzer Zeit geführt werden, kann die Dokumentation systematische Fehler aufzeigen, die eine Verbesserung nahelegen. Einzelne Meinungen und Ideen lassen sich im Nachhinein den jeweiligen Mitarbeitern zuordnen, um später gezieltes Feedback einzuholen.

Mitarbeitern Feedback geben und profitieren

Durch regelmäßige Mitarbeitergespräche Klarheit schaffen

Ein gutes Mitarbeitergespräch ist ein Geben und Nehmen. Als Arbeitgeber können Sie wertvolle Informationen rund um den Arbeitsalltag und Motivation Ihres Personals einholen. Umgekehrt findet der Mitarbeiter Gehör bei Ihnen. Mit dem Fokus auf dem Bereich Qualitätsmanagement schaffen sie durch Führen und Dokumentieren der Mitarbeitergespräche Klarheit, dass ein ausreichendes Engagement für das Qualitätsmanagement vorhanden ist. Hierzu gehören beispielsweise diese Themen:

  •  Ist der Mitarbeiter überhaupt mit allen Qualitätsstandards vertraut?
  •  Kann der Mitarbeiter eigenständig die Einhaltung der Standards analysieren?
  •  Wendet er systematisch die hierfür benötigten Methoden und Verfahren an?
  •  Bringt er in einer führenden Rolle genügend Motivation bei seinem Team auf?
  •  Kann er Probleme beschreiben, die einer noch besseren Qualität entgegenstehen?

All dies und mehr ist keine Selbstverständlichkeit. Hier steht auch der Arbeitgeber in der Pflicht, umfassend zu informieren oder durch Schulungen und Fortbildungen die nötige Grundlage zu schaffen. Ob Datenanalyse oder bessere Kommunikationsfähigkeit, viele Kompetenzen lassen sich erlernen.

Dokumentation als Zeichen der Wertschätzung

Die Dokumentation beim Mitarbeitergespräch setzt neben dem praktischen Nutzen ein Zeichen gegenüber dem Personal. Dieses erkennt durch die Dokumentation, dass das eigene Wort Gehör findet und der Arbeitgeber ernsthaft an der eigenen Meinung interessiert ist. Dies gilt besonders bei erkannten Problemen in Prozessen und Abläufen, die einer besseren Qualität entgegenwirken. Und diese Verbesserung der Qualität kann bereits bedeuten, Zeit oder Kosten an einem einzigen Arbeitsplatz einzusparen.

Mitarbeitergespräche zu dokumentieren, setzt deshalb ein starkes Zeichen als Arbeitgeber. Es sollte deshalb nicht „hinter dem Rücken“ erfolgen, sondern kann offen während der Gesprächsführung gezeigt werden. Vielleicht motiviert dies den einzelnen Mitarbeiter, noch intensiver darüber nachzudenken, was er seinem Arbeitgeber mitteilen möchte.

Von einem Mitarbeitergespräch zu einer neuen Strategie

Von der Dokumentation zur neuen Strategie

Nach der Dokumentation sind Mitarbeitergespräch für Mitarbeitergespräch sachlich und analytisch durchzugehen. Ein Abgleich mit den Vorgaben und gesetzten Zielen des Unternehmens ist möglich und zeigt, wo und warum es zu Diskrepanzen kommt. Eine intelligente Software im Bereich QM hilft, dies schnell und systematisch zu erfassen, um die richtigen Schlüsse aus den einzelnen Mitarbeitergesprächen zu ziehen.

Natürlich erfüllen Gesprächsführung und Dokumentation keinen Selbstzweck. Aus den gesammelten Meinungen sollten sich Strategien herleiten lassen, wie sich die Qualität im Unternehmen zukünftig noch verbessern lässt. Die Einzelmeinung eines Mitarbeiters muss hierbei keinen Ausschlag geben. Systematische Fehler, die von mehreren Befragten angegeben werden, dagegen schon.

Natürlich sind diese Erkenntnisse, die zu einer optimierten QM-Strategie führen, den Mitarbeitern mitzuteilen. Alleine deshalb ist die regelmäßige Gesprächsführung wichtig, um im stetigen Kontakt über kleine und große Qualitätsverbesserungen zu bleiben.

Wie neoQM bei der Dokumentation weiterhilft

Als umfassende, intelligente Lösung für Ihr Qualitätsmanagement unterstützt Sie neoQM als vielseitige Software auch beim Thema Mitarbeitergespräch. Durch die individuelle Skalierbarkeit erhalten Sie genügend Raum, um einzelnen Mitarbeitern oder Prozessen eine Dokumentation von Lob, Kritik und Möglichkeiten der Verbesserung anzuhängen.

Neben der Zuteilung von Aufgaben und Kompetenzen für das QM in Ihrer Firma können Sie alles strukturiert angehen, festhalten und analysieren. Die Nutzung der Anwendung ist direkt während des Mitarbeitergesprächs möglich, damit Sie wichtige Inhalte nicht erst auf ein Blatt Papier oder in ein Word-Dokument hineinschreiben müssen.

Qualitätsziele greifbar machen – zusammen mit Ihren Mitarbeitern

Qualitätsmanagement ist eine echte Herausforderung, deren Ergebnisse messbar und realisierbar sein müssen. Ihrem Mitarbeiter haben aus praktischer Erfahrung jedes einzelnen Arbeitstages die besten Einblicke, was sich im Bereich QM wirklich umsetzen lässt und wo Hürden lauern. Verzichten Sie nicht auf dieses Fachwissen und werden Sie diesem mit einer umfassenden Dokumentation der Gespräche gerecht. Auf technischer Ebene kann neoQM hierbei umfassend helfen.