Interne Audits Ihres QM Systems richtig angehen

Grundsätzlich ist ein Audit im Bereich Qualitätsmanagement interessant, die den Anforderungen der ISO 9001 oder anderer Spezialnormen genügen möchte oder muss. Die Erfüllung dieser Anforderungen kann auf freiwilliger Basis erfolgen, um Kunden und Partnern Sicherheit zu geben. Gerade im gesundheitlichen und medizinischen Umfeld sind Sie jedoch verpflichtet, ein QM-System einzuführen und diverse Managementsystemnormen zu erfüllen.

Überprüfung und Zertifizierung finden durch externe und unabhängige Gutachter („Auditoren“) statt. Dieser Prozess kostet Geld – erst recht, wenn Prozesse und Ziele in Ihrem Unternehmen nicht der Norm entsprechen und eine nachträgliche Zertifizierung nötig wird. Um dies zu verhindern, ist ein internes Auditprogramm mit eigener Prüfung der Normvorgaben eine sinnvolle und kostenbewusste Alternative.

Die ISO 9001 als Maßstab für Ihr Qualitätsmanagement – mit oder ohne Managementsystem – haben wir bereits genannt. Spezifische Normen fließen in den Auditbericht je nach Branche und Unternehmen ein.

Für interne und externe Audits selbst ist die Norm ISO 19011 der grundlegende Maßstab. Die ISO 19011 gibt den Rahmen vor, wie interne oder Kundenaudits abzuwickeln sind und wird als Leitfaden für jeden Auditor zur wertvollen Hilfe. Wenn Sie über die Planung und Durchführung interner Audits in Ihrem Betrieb nachdenken und unsicher sind, welche Auditkriterien Sie berücksichtigen sollten, sollten Sie sich ausgiebig mit beiden Normen befassen.

Die Auditdurchführung eines internen Audits übergeben Sie an interne Auditoren. Dies sind Mitarbeiter Ihres Unternehmens, die durch spezielle Schulungen die Qualifikation erworben haben, interne Audits durchzuführen. Im Idealfall sind die Auditoren mit den technischen Details Ihres QM-Systems vertraut und nutzen dieses sogar regelmäßig in Ihrem Arbeitsalltag.

Beachtung Sie, dass die Planung, Organisation und Durchführung des internen Audits unabhängig und ungestört ablaufen sollte. Es geht nicht darum, dass die internen Auditoren das Audit „in Ihrem Sinne“ durchführen und bei fehlender Normkonformität beide Augen zudrücken. Vielmehr sollten Sie die erkannten Möglichkeiten für Verbesserungen ernstnehmen und zeitnah umsetzen. So haben Sie die Sicherheit, dass es bei Erst- oder Re-Zertifizierungsaudits durch externe Auditoren keine Probleme gibt.

Interne Audits sind für viele Unternehmen mit vielen Fragen und Unsicherheiten verbunden. Ähnlich wie beim erstmaligen Einsatz eines QM-Systems oder der grundlegenden Auseinandersetzung mit dem Thema Qualitätsmanagement fehlt ein Gespür für den gesamten Prozess und worauf konkret zu achten ist. Hier geben Normen wie ISO 9001 wenig konkrete Ansätze und Abläufe, vielmehr schaffen Sie einen normativen Rahmen.

Hier ist es wichtig, für den Einstieg in interne Audits Fachwissen von außen einzuholen. Dies widerspricht nicht dem Konzept, dass Sie ein First-Party-Audit durch interne Auditoren planen. Vielmehr holen Sie Know-how ins Haus, wie interne Audits ablaufen sollten und welche Inhalte und Prüfungen bei diesem Prozess besonders im Vordergrund stehen.

Starke QM-Systeme wie neoQM helfen Ihnen hierbei und bilden die technische Prüfung, was bei einer Prüfung in Ihrem internen Auditprogramm zu finden sein sollte. Als Anbieter eines solchen Managementsystems stehen wir Unternehmen aller Branchen natürlich auch für die Einarbeitung interner Auditoren zur Seite, die zukünftig mit internen Audits betraut werden sollen.

Für interne Audits kann Ihr Unternehmen neoQM als informative und technische Basis verstehen, mit der Ihre Auditoren sicher und verlässlich arbeiten. Wir sind auf interne Audits für das medizinische und gesundheitliche Umfeld spezialisiert und wissen, wie Audits in diesem Bereich ablaufen. Für die Durchführung stellen wir Ihnen eine Vielzahl von Dokumenten zur Verfügung, an denen sich Ihre Mitarbeiter bei allen Prozessen und Zielen orientieren können.

Unser Managementsystem im Bereich QM geht natürlich weit hierüber hinaus und hilft Ihnen, Ihre Verwaltung in allen Betriebsbereichen zu optimieren und Ihre Produkt- und Servicequalität auf höchstem Niveau zu halten. Gerade beim Thema Audits machen sich die übersichtlichen Darstellungen relevanter Informationen bezahlt, um Soll-Zustand und Ist-Zustand gegenüberzustellen und mögliche Fehler rechtzeitig vor externen Audits zu beseitigen.

Unsere vielseitigen Dienstleistungen in Qualitätsmanagement und mehr machen sich auch für interne Audits bezahlt. Hier ein Überblick über die Stärken unseres Systems, mit denen Ihr Unternehmen ein geplantes Audit sicher und verlässlich über interne Auditoren abwickelt:

Stets auf dem neuesten Stand

Ob Norm ISO 9001, Norm ISO 19011 oder andere relevante Normen – unsere Informationen sind stets auf dem aktuellen Stand und geben Ihnen die Sicherheit, alle aktuellen Anforderungen verlässlich zu erfüllen.

Aktive Unterstützung

Auch nach der Qualifizierung Ihrer Mitarbeiter setzen interne Audits etwas Erfahrung Ihrer Mitarbeiter voraus. Da dieses von Audit zu Audit langsam anwächst, werden sich die beauftragten Personen in der Regel über eine Unterstützung freuen. Diese bieten wir, zum Beispiel durch Schulungen.

Fehler-Arten erkennen und richtig bekämpfen

Nicht immer ist Unternehmern klar, wie auf bestimmte Auditergebnisse zu reagieren ist. Eine Verbesserung ist offensichtlich notwendig, doch wie diese Verbesserung auszusehen hat, wird nicht erkannt. Hier geben Ihnen viele Dokumente die richtigen Impulse für eine optimale Auditierung.

Ein umfassendes Qualitätsmanagementsystem

Neben den Stärken von neoQM bei der Durchführung Ihres internen Auditprogramms hilft Ihnen unser Qualitätsmanagementsystem auf vielen weiteren Ebenen weiter. In der Regel senken unsere Kunden so den bürokratischen Aufwand um bis zu 80 %.

Planung und Durchführung Ihres internen Auditprogramms sind geglückt? Abweichungen von Standards wurden erkannt und durch unsere Impulse und Informationen beseitigt? Dann steht einem vollwertigen Zertifizierungsaudit nichts im Wege. Alleine externe Auditarten sorgen für die gewünschte und benötigte Zertifizierung, wobei der Ablauf mit Ihren hauseigenen Audits vergleichbar ist. Sprechen Sie uns frühzeitig an, um alle Daten aus unseren Systemen richtig zu interpretieren und mit neoQM bestens auf alle Audits vorbereitet zu sein.

Um mehr über die Auditierung und die Nutzung von neoQM bei Ihren Audits zu erfahren, kommen Sie einfach auf uns zu. Gerne machen wir Sie und Ihr Unternehmen persönlich mit den Vorteilen unseres Systems für Ihr internes Audit nach ISO 9001. Kommen Sie mit uns zu Ablauf, Prozessen und der Interpretation der ausgewerteten Daten ins Gespräch, damit Ihre zukünftigen Audits mit Sicherheit zu einer erfolgreichen Zertifizierung führen.