Dokumentenverwaltung

Der Begriff „Dokumente“ ist facettenreich und umfasst letztlich alle Schriftstücke, die in Ihrem Betrieb digital (oder veraltet: in Papierform) anfallen. Wer seit Jahrzehnten in der Verwaltung tätig ist, verbindet mit der Verwaltung von Dokumenten primär die sichere Archivierung, die digitale Transformation bietet jedoch ein deutlich größeres Potenzial.

Dokumente umfassen zahllose relevante Daten, die in Buchhaltung, Kundenpflege, Vertrieb und mehr weiterhelfen. An die Stelle einer reinen Verwaltung der Schriftstücke tritt in modernen Unternehmen eine Dokumentenlenkung. Dies heißt konkret: Einzelne Dokumente oder relevante Dateninhalte den richtigen Personen und Abteilungen bei relevanten Betriebsprozessen zur Verfügung stellen. Und dies kann alleine mit einem systematischen Ansatz und einer klaren Vergabe von Benutzerrechten erfolgen.

Als Teil Ihres QM-Prozesses ist die QM Dokumentenlenkung ein wesentlicher Schritt, um Arbeitsprozesse und -kosten zu optimieren. Durch die digitale Verwaltung reduzieren Sie nicht nur Bürokratie, sondern beschleunigen durch alle verfügbaren Daten diverse Arbeitsschritte – neoQM hilft Ihnen hierbei.

Wie hat eine moderne Dokumentenverwaltung auszusehen, die einem zeitgemäßen Qualitätsmanagement entspricht? Qualitätsnormen geben ein klares Rahmenwerk vor, das von Firmen aller Größen und Branchen anwendbar ist. Beim Einstieg ins Thema kommt es häufig zu einer Verwechslung: Mit einem digitalen Dokumentensystem ist nicht ein dokumentiertes QM-System gemeint, das den Vorgaben der Normen gerecht wird. Zur Unterscheidung:

– Das dokumentierte Qualitätsmanagementsystem gibt vor, wie Sie alle Maßnahmen im Bereich QM durchführen, erfassen und nachweisen. Hier geht es um die Formulierung Ihrer Qualitätsziele, die schriftliche Dokumentation aller getroffenen Maßnahmen und die regelmäßige Überprüfung, ob die gesetzlichen Ziele erreicht werden. Diese Art der Dokumentenverwaltung bezieht sich somit konkret auf Ihren QM-Prozess.

– Der Begriff Dokumentensystem gibt hingegen an, dass Sie sich um einen systematischen Umgang mit Ihren betrieblichen Dokumenten bemühen. Die Vorgaben der Qualitätsnormen sollten in das QMS für die Dokumentenlenkung und -verwaltung einfließen.

Auf eine systematische Dokumentenverwaltung umzustellen, weckt bei vielen Unternehmen zunächst die Sorge eines großen Aufwands. Speziell wenn viele betriebliche Dokumente in Schriftform vorliegen, nimmt die Digitalisierung Zeit in Anspruch. Auch die Einarbeitung in ein neues System wirkt umständlich.

Die Vorzüge, auf eine QM Dokumentenlenkung umzustellen, überzeugen auf lange Sicht jedoch deutlich. Sobald Sie systematisch Ihre Dokumente über ein einheitliches System verwalten, profitieren Sie beispielsweise von diesen Erleichterungen:

– Sämtliche Daten von Produkten, Kunden, Mitarbeitern und mehr lassen sich über eine zentrale Anwendung aufrufen.

– Der Zugriff auf relevante, digitale Daten kann mit wenigen Einstellungen realisiert werden, um Arbeitsschritte zu vereinfachen.

– In den Bereichen Planung und Organisation lässt sich unkompliziert eine einheitliche Datenlage für alle Beteiligten schaffen.

– Der Austausch von Daten über die Grenzen einzelner Abteilungen hinweg ist binnen Sekunden und sogar in Echtzeit möglich.

Die konkreten Vorteile zeigen sich anhand konkreter Beispiele aus dem Arbeitsleben am besten. Ohne mühsame Suche können Mitarbeiter im Vertrieb auf technische Datenblätter und Hinweise von Mitarbeitern aus Lager und Werkhalle zugreifen. Mitarbeiter im Marketing und im Kundenservice haben mit wenigen Klicks einen klaren Überblick über sämtliche Kundendaten und bestehende Verträge.

QM Dokumentenlenkung bedeutet somit, klare Regeln und Strukturen zu schaffen, wie jeder einzelne Mitarbeiter Ihres Unternehmens maximal von allen verfügbaren Dokumenten verfügen kann. Im Rahmen einer intuitiv bedienbaren und absolut sicheren Anwendung können Sie individuelle Vorgaben und Einstellungen für jeden Mitarbeiter oder jedes Team festlegen.

neoQM bietet Anwendungen für das Qualitätsmanagement für diversen Branchen an. Zwar umfasst das moderne QM mehr als einen systematischen Umgang mit Dokumenten, Zertifikaten und Berichten, ohne sie sind diverse, qualitätsrelevante Prozesse Ihres Betriebs jedoch nicht denkbar.

Mit webbasierten Lösungen von neoQM sind zu jeder Zeit und von jedem Ort aus über den Browser aufzurufen. Gemäß der vergebenen Rechte bieten Sie Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit, über die Plattform auf alle Dokumente und Inhalte zuzugreifen, die für den eigenen Arbeitsbereich relevant sind. Anpassungen lassen sich mit wenigen Klicks vornehmen, falls sich die Arbeitssituation ändert.

Neben betriebsinternen Prozessen lässt sich natürlich auch die oben angesprochene Nachweis-Dokumente für Ihr Qualitätsmanagement abwickeln. Durch die stetige Aktualisierung haben Sie Änderungen in Richtlinien und Normen sofort im Überblick und wissen, wie Sie Ihren QM-Prozess anpassen sollten.

Systematisch Dokumente zu verwalten und auf eine zeitgemäße Dokumentenlenkung umzustellen, bietet Ihnen mit neoQM zahlreiche Vorteile:

– Unsere Software ist aus langjähriger Erfahrung im Qualitätsmanagement entstanden und wird stetig weiterentwickelt, wobei das Feedback unserer Kunden einbezogen wird.

– Durch die stetige Aktualisierung genießen Sie die Sicherheit, Ihr QM auf dem neuesten Stand zu betreiben und die ideale QM Dokumentenlenkung durchzuführen.

– Unser Service geht in allen Phasen auf Fragen und Feedback ein und sorgt dafür, dass Sie neben der Dokumentenverwaltung alle QM-Prozesse verlässlich abwickeln.

– In der Anfangsphase stehen wir Ihnen durch Coachings und Trainings zur Seite, damit Ihre Mitarbeiter schnell und sicher erlernen, Dokumente digital zu verwalten.

– Durch den umfassenden Ansatz von neoQM müssen Sie für weitere Anforderungen im QM-Bereich nicht auf eine zusätzliche Software-Lösung vertrauen.

Ob Dokumentenlenkung, Versionierung oder klare Strukturen – die Einarbeitung in unsere Software für die Verwaltung Ihrer Dokumente macht sich bezahlt. Sollten Sie gerade in einen systematischen QM-Prozess einsteigen oder sich von komplizierten Einzelanwendungen lösen wollen, stehen wir Ihnen mit Rat und Tat zur Seite.

Unsere Experten im Bereich Qualitätsmanagement begleiten Sie von der Erstberatung bis zur Einführung. Gerne erklären wir Ihnen in einem persönlichen Gespräch, wie Sie mit neoQM nicht nur Dokumente digital verwalten, sondern Ihren Ansprüchen oder Pflichten im Qualitätsmanagement schnell und einfach nachkommen. Nach unserer Erfahrung lässt sich so der bürokratische Aufwand um bis zu 80 % senken – auch bei Ihnen!