Externe Audits Ihres QM-Systems

Alleine mit einer unabhängigen Überprüfung einer dritten Partei, ob Sie alle Standards im Qualitätsmanagement einhalten, dürfen Sie sich als EN ISO 9001 zertifiziertes Unternehmen bezeichnen. Speziell Unternehmen aus den Branchen Gesundheit und Pflege, die zur Einführung eines QM-Systems verpflichtet sind, werden Kunden und anderen Unternehmen die Einhaltung aller relevanten Normen nachweisen wollen.

Externe Audits können von einer speziellen Zertifizierungsstelle, von Wirtschaftsprüfern und anderen Spezialisten durchgeführt werden. Ein externes Audit grenzt sich von internen Audits durch diese von außen eingebrachte, unabhängige Perspektive ab. Dies bedeutet nicht, dass ein internes Audit im Vorfeld überflüssig ist. Dieses gibt Ihnen die Sicherheit, nicht teuer und vergeblich in das externe Audit mit einer hoffentlich erfolgreichen Zertifizierung zu investieren.

Unabhängig von Branche und Unternehmen ist die ISO 9001 die unerlässliche Grundlage, an der sich alle Parteien bei der Durchführung eines Audits orientieren müssen. Dies stellt jedoch nicht die einzige Grundlage für das Audit dar.

Während die ISO 9001 auch für Betriebe des Gesundheitswesens anwendbar ist, ist die ISO 19011 die Grundlage für den Auditprozess selbst. Dieser fungiert als Leitfaden, wie externe Audits zu organisieren und durchzuführen sind und was seitens des Auditors besonders zu beachten ist. Während sich ein hauseigener Auditor mühevoll in diese Standards einarbeiten muss, bringen externe Auditoren langjährige Erfahrung in der Anwendung mit sich.

Ein externes Audit kann verschiedene Aspekte umfassen, die Ihnen für Qualität, Service und Sicherheit in Ihrem Unternehmen am Herzen liegen. Grundlegend ist zwischen Prozessaudits und Systemaudits zu unterscheiden.

Systemaudits

Externe Systemaudits prüfen auf einer ganzheitlichen Ebene, wie die Anforderungen der Norm ISO 9001 systematisch vom Unternehmen umgesetzt werden. Da Sie als gesundheitliche Einrichtung zur Einführung eines QM-Systems verpflichtet sind, muss das Audit eine Bewertung darstellen, ob der systematische Ansatz tatsächlich nach den Vorschriften dieser und weiterer Normen erfüllt wird.

Prozessaudits

Bei Prozessaudits stehen einzelne Prozesse und nicht das System als solches im Fokus. Hier wird der Blick auf bestimmte Abläufe und Arbeitsschritte geworfen sowie nach Möglichkeiten einer Verbesserung gesucht, beispielsweise um in Qualität oder Sicherheit den Kundenanforderungen noch stärker nachzukommen.

Zum letzteren Bereich können auch spezielle Prüfungen wie Lieferantenaudits gezählt werden. Ein externes Audit kann somit den Blick auf bestimmte Ressourcen, Lieferanten oder äußere Parteien werfen, die in die Organisation des Unternehmens mit all seinen Prozessen einspielen.

Stellen Sie deshalb immer sicher, dass externe Audits durch ein First-Party-Audit, also hausintern vorbereitet werden. Hierfür werden Sie eigene Mitarbeiter als Auditoren benennen und schulen, die mit verschiedenen Auditarten, ihrer Organisation und der fachgerechten Durchführung vertraut sind.

Legen die internen Auditoren bei Ihrer Prüfung die Vorgaben der ISO 9001 streng und verlässlich aus, stellt dies die optimale Vorbereitung auf das spätere, externe Audit dar.

Für die Prüfung durch interne Auditoren hilft Ihnen neoQM mit allen Stärken eines modernen Qualitätsmanagementsystems auf zahlreichen Ebenen weiter. Zum einen können Sie bei externen Audits nachweisen, dass Sie den Anforderungen der ISO 9001 nicht einfach nur genügen, sondern das Thema direkt mit einer vielseitigen und webbasierten Anwendung angehen.

Zudem haben Sie als Kunde von neoQM die Sicherheit, alle Informationen zum Thema QM auf einen Blick zu erhalten und die Antworten auf die wichtigsten Fragen im Qualitätsmanagement zu kennen. Von Normvorgaben und Richtlinien bis zu praktischen Tipps und Regeln für die Abwicklung interner Audits – durch uns erhalten Ihre Mitarbeiter als Auditoren die bestmögliche Unterstützung.

Übrigens: Für den gesamten Prozess sollte es Ihnen nicht einfach um das Zertifikat, sondern die wirklich beste Produkt- und Servicequalität im Umgang mit Kunden, Lieferanten und mehr gehen. Genau hier gehört neoQM zu den besten Hilfsmitteln Ihres Betriebs, mit dem Sie Ihren bürokratischen Aufwand aller betrieblichen Prozesse um bis zu 80 % reduzieren können.

Mit neoQM entscheiden Sie sich für ein Managementsystem, das Ihnen nicht nur für den nächsten externen Audit Sicherheit bei allen Auditarten gibt. Hier weitere Vorteile und Beispiele, von denen Ihr Auditor genauso wie Ihre Mitarbeiter im Arbeitsalltag profitieren.

Aktueller Stand

Alle Anforderungen und Normen für Ihre Audits können Sie mit neoQM schnell und gezielt überblicken. Dies gilt neben Audits auch für andere Rechtsgrundlagen oder spezifische Branchennormen, die in Ihrem Fall zum Einsatz kommen.

Aktive Hilfe

Damit Sie unser Managementsystem optimal für Audits und im Arbeitsalltag nutzen, stehen wir Ihnen aktiv zur Seite. Mit Schulungen online oder bei Ihnen vor Ort stellen wir sicher, dass alle Ihre Fragen beantwortet sind und der Einstieg mühelos gelingt.

Richtiges Verhalten

Stellt ein Auditor bei einem internen Audit fest, dass bestimmte Vorgaben nicht umgesetzt werden, fehlt oft das Know-how für die richtige Umsetzung. Hier gibt Ihnen neoQM passende Impulse und Anregungen, damit Ihr interner Audit konkrete Handlungsvorschläge zur Umsetzung vor dem externen Audit liefert.

Vielseitige Anwendbarkeit

Mit neoQM halten Sie nicht nur ein digitales Instrument bereit, von dem Ihr interner Auditor profitiert. Nutzen Sie unsere Anwendung für viele weitere Einsatzzwecke, zum Beispiel im Hygienemanagement oder für die allgemeine, betriebliche Verwaltung – in der Regel verschlankt sich hierdurch die betriebliche Bürokratie erheblich.

Sie möchten sich optimal auf externe Audits vorbereiten? Sie möchten jeden Mitarbeiter und nicht nur interne Auditoren mit einem modernen Managementsystem ausstatten, das viele Prozesse im Arbeitsalltag spürbar erleichtert? Kommen Sie mit Ihren Fragen und Wünschen einfach auf uns zu – das Team von neoQM hat die Antworten und leistet gerne seinen Beitrag, damit Sie sicher und kostenbewusst durch das nächste externe Audit gelangen.